会食で人を覚えられないのは当たり前。「会食メモ × リマインド通知」で人を覚える仕組みを作ってみた

最近、会食が多く、初めましての方と話すことが多くありました。折角、話が弾んでも情報を覚え続けられないことが多く、この間も同じような話しましたよね？的な雰囲気になってしまったことが多々ありました。

そこで、簡単に何か便利なものができないか？と思い立ち、作ってみたのが、この通知システムです。

「会食メモ」という考え方
1. 会食メモに書くべき最低限の項目
「会食メモ × リマインド」という仕組み
1. 何ができるのか？
仕組みは驚くほどシンプル
実際に使って感じた変化
会食メモは営業ツールではない
初心者でも続けられる理由
完全版について
会食メモ～リマインド作成
運用ルール（最短で回る）
まとめ

「会食メモ」という考え方

会食メモとは、会食や打ち合わせの内容を最低限記録し、次回に活かすためのメモです。

難しいことは不要です。

会食メモに書くべき最低限の項目

相手の名前・会社
会った日付
場所（店名など）
話した話題
次につながる一言
好み・NG話題（あれば）

これだけで十分です。

「会食メモ × リマインド」という仕組み

そこで私が作ったのが、
会食メモ × リマインドの仕組みです。

何ができるのか？

会食後、スマホで3分入力
会食メモを一元管理
次回の会食予定が近づくと前回の要点が自動で届く

「思い出す努力」を一切しなくて済みます。

仕組みは驚くほどシンプル

使っているのは、すべて無料のツールです。

Googleフォーム（会食後の入力）
Googleスプレッドシート（データ管理）
Googleカレンダー（予定管理）
Google Apps Script（自動処理）

流れはこうです。

会食後
 ↓
Googleフォームで会食メモ入力（3分）
 ↓
スプレッドシートに自動保存
 ↓
次回の会食予定が近づく
 ↓
前回の会食メモがメールで届く

実際に使って感じた変化

この仕組みを使い始めてから、明確に変わりました。

会食前の不安がなくなった
会話が自然につながる
「覚えてくれているんですね」と言われる
地雷を踏まなくなった

結果として、
人間関係に使うエネルギーが激減しました。何よりもその人のことを知りたいと前向きになりました。

会食メモは営業ツールではない

誤解されがちですが、
会食メモは営業職専用のものではありません。

社内の打ち合わせ
上司・部下との面談
取引先との会食
外部パートナーとのミーティング

人と継続的に関わるすべてのビジネスパーソンにおすすめです。

初心者でも続けられる理由

この仕組みが続く理由はシンプルです。

入力は「会食後に3分」
思い出す作業は「自動」
脳の負担がほぼゼロ

「頑張らなくても回る」ことが、最大の価値です。

完全版について

上記では考え方と全体像を解説しました。

実際に使っている完全版では、

会食メモ用Googleフォーム
人物一覧から自動で候補が更新される仕組み
自動リマインドスクリプト
初心者向けの設定手順

まで含めています。

そのまま使える形でまとめていきます。

会食メモ～リマインド作成

それでは早速、作成していきましょう。

0) 使い方（概要）

Googleスプレッドシートを作成
- People / Meetings の2シートを作り、ヘッダー行を入れる
Apps Scriptを開いて下記コード貼り付け
SPREADSHEET_ID を設定（シートURLの/d/と/editの間）
setupTrigger() を1回実行（権限許可）
カレンダーにイベントを入れる
- 接待：山田太郎（○○商事） 形式
毎朝9時に自動でブリーフメールが届く

1) MVPのゴール（最初に作るもの）

できること

接待相手（人物）を登録・更新
接待（会食）予定を登録（Googleカレンダーに入れる）
予定日の前日（または当日朝）に、相手の要点をメールで自動通知
- 前回話した内容
- NG話題
- 好み（酒・食・話題）
- 次回のおすすめ話題（任意）

2) データベース設計（スプレッドシート）

スプレッドシートに以下の2シートを作ります。

シート① People シート 1行目（A1〜）

以下を 1行目にそのまま貼り付け（タブ区切り）：

person_id	name	name_kana	company	title	relationship_level	likes_food	likes_drink	likes_topics	ng_topics	notes	updated_at

シート② Meetings シート 1行目（A1〜）

meeting_id	date	person_id	place	attendees	topics	takeaway	mood	next_action	created_at

Peopleにまず1人だけ登録（動作確認用）

Peopleの2行目に例として入力（タブ区切りコピペOK）：

P0001	山田 太郎	やまだ たろう	○○商事	部長	A	鮨・和食	ハイボール	ゴルフ・投資	政治・家庭	前回は新規案件の相談。次回は見積の方向性確認。

※ updated_at は空でOK（後で自動更新に拡張可能）

3) 予定（カレンダー）側の運用ルール

Googleカレンダーのイベントタイトルを以下の形式にします。

例：
接待：山田太郎（○○商事）
または
会食：山田太郎

GAS側はタイトルから 氏名を抽出し、Peopleに一致させます。
（氏名一致の精度を上げるため、Peopleのnameは「カレンダー表記と同じ」にするのがコツ）

デフォルトでのタイトルの先頭キーワードの許容例は「接待」「会食」「面談」「打合せ」「商談」

になります。

4) GAS構成（ファイルとトリガー）

実行タイミング

毎日 09:00 に定期実行
→ 24時間以内の接待イベントを探して通知

通知時間は変更可能です。後述を参照下さい。

GASの主な処理

今日〜24時間のカレンダーイベントを取得
イベントタイトルから相手名を抽出
Peopleから該当人物を検索
最新のMeetingsログを1件引く
まとめてメール送信（自分宛）

5) Apps Scriptを作成してコード貼り付け

スプレッドシート上部：拡張機能 → Apps Script

新規プロジェクトに、GASコードを貼り付け

コード内の以下を設定：
- SPREADSHEET_ID = "ここにスプレッドシートID";

SPREADSHEET_IDの取得方法は以下になります。

スプレッドシートURLの/d/ と /edit の間の文字列がIDです。

【GAS】Webスクレイピングしてスプレッドシートに出力する方法

GAS実装コード

以下を Apps Script に貼り付けて使えます。
（※ SPREADSHEET_ID と CALENDAR_ID はあなたの環境に合わせて設定）

/**
 * 接待メモ × リマインド（個人版A）
 * - Google Calendarの予定（接待/会食）から相手を抽出
 * - People / Meetingsから情報を引く
 * - 自分宛に事前ブリーフィングをメール送付
 * - 二重通知防止（同一イベントを一度だけ通知）
 */

/** ===== 設定 ===== */
const SPREADSHEET_ID = "ここにスプレッドシートID";
const CALENDAR_ID = "primary";
const NOTIFY_TO = Session.getActiveUser().getEmail();
const LOOKAHEAD_HOURS = 30; // 前日夜〜当日も拾えるよう少し長め
const SUBJECT_PREFIX = "【接待ブリーフ】";

/** ===== シート名 ===== */
const SHEET_PEOPLE = "People";
const SHEET_MEETINGS = "Meetings";

/**
 * 毎日実行（推奨：09:00）
 */
function dailyBriefing() {
  const now = new Date();
  const end = new Date(now.getTime() + LOOKAHEAD_HOURS * 60 * 60 * 1000);

  const cal = CalendarApp.getCalendarById(CALENDAR_ID);
  const events = cal.getEvents(now, end);
  if (!events || events.length === 0) return;

  const ss = SpreadsheetApp.openById(SPREADSHEET_ID);
  const people = loadPeople_(ss);
  const meetings = loadMeetings_(ss);

  events.forEach(ev => {
    const title = ev.getTitle();
    const start = ev.getStartTime();

    // 「接待：氏名（会社）」などから氏名を抽出
    const personName = extractPersonName_(title);
    if (!personName) return;

    const person = findPersonByName_(people, personName);
    if (!person) return;

    // 二重通知防止キー
    const notifyKey = buildNotifyKey_(person.person_id, start);
    if (wasNotified_(notifyKey)) return;

    const lastMeeting = findLastMeeting_(meetings, person.person_id);

    const subject = `${SUBJECT_PREFIX}${person.name} / ${formatDateTime_(start)}`;
    const body = buildBriefBody_(person, lastMeeting, title, start);

    GmailApp.sendEmail(NOTIFY_TO, subject, body);

    markNotified_(notifyKey);
  });
}

/** ====== データ読込 ====== */
function loadPeople_(ss) {
  const sh = ss.getSheetByName(SHEET_PEOPLE);
  const values = sh.getDataRange().getValues();
  values.shift(); // header

  return values
    .filter(r => r[0] && r[1])
    .map(r => ({
      person_id: r[0],
      name: r[1],
      name_kana: r[2],
      company: r[3],
      title: r[4],
      relationship_level: r[5],
      likes_food: r[6],
      likes_drink: r[7],
      likes_topics: r[8],
      ng_topics: r[9],
      notes: r[10],
      updated_at: r[11],
    }));
}

function loadMeetings_(ss) {
  const sh = ss.getSheetByName(SHEET_MEETINGS);
  const values = sh.getDataRange().getValues();
  values.shift(); // header

  return values
    .filter(r => r[0] && r[2])
    .map(r => ({
      meeting_id: r[0],
      date: r[1],
      person_id: r[2],
      place: r[3],
      attendees: r[4],
      topics: r[5],
      takeaway: r[6],
      mood: r[7],
      next_action: r[8],
      created_at: r[9],
    }));
}

/** ====== タイトル解析 ====== */
function extractPersonName_(title) {
  // 許容例：
  // "接待：山田 太郎（○○商事）"
  // "会食: 山田太郎"
  // "面談：山田 太郎"
  // → 先頭キーワード + ":" or "：" を見て抽出
  const m = title.match(/^(接待|会食|面談|打合せ|商談)\s*[:：]\s*([^\(（]+)(?:[\(（].*[\)）])?$/);
  if (!m) return null;
  return m[2].trim();
}

function findPersonByName_(people, name) {
  const norm = normalize_(name);
  return people.find(p => normalize_(p.name) === norm) || null;
}

function findLastMeeting_(meetings, personId) {
  const list = meetings
    .filter(m => m.person_id === personId)
    .sort((a, b) => new Date(b.date) - new Date(a.date));
  return list[0] || null;
}

/** ====== メール本文 ====== */
function buildBriefBody_(person, lastMeeting, eventTitle, eventStart) {
  const L = [];
  L.push(`予定：${eventTitle}`);
  L.push(`日時：${formatDateTime_(eventStart)}`);
  L.push("");

  L.push("■ 相手（要点）");
  L.push(`- 氏名：${person.name}${person.name_kana ? `（${person.name_kana}）` : ""}`);
  L.push(`- 所属：${joinNonEmpty_([person.company, person.title], " / ") || "—"}`);
  L.push(`- 重要度：${person.relationship_level || "—"}`);
  L.push("");

  L.push("■ 好み・地雷");
  L.push(`- 食：${person.likes_food || "—"}`);
  L.push(`- 酒：${person.likes_drink || "—"}`);
  L.push(`- 話題：${person.likes_topics || "—"}`);
  L.push(`- NG：${person.ng_topics || "—"}`);
  L.push("");

  L.push("■ 前回（直近ログ）");
  if (lastMeeting) {
    L.push(`- 日付：${formatDate_(lastMeeting.date)}`);
    L.push(`- 場所：${lastMeeting.place || "—"}`);
    L.push(`- 話題：${lastMeeting.topics || "—"}`);
    L.push(`- 要点：${lastMeeting.takeaway || "—"}`);
    L.push(`- 次アクション：${lastMeeting.next_action || "—"}`);
  } else {
    L.push("- 記録なし（初回 or 未入力）");
  }
  L.push("");

  L.push("■ メモ");
  L.push(person.notes || "—");

  return L.join("\n");
}

/** ====== 二重通知防止 ====== */
function buildNotifyKey_(personId, startDate) {
  const day = Utilities.formatDate(startDate, Session.getScriptTimeZone(), "yyyyMMdd");
  const time = Utilities.formatDate(startDate, Session.getScriptTimeZone(), "HHmm");
  return `brief_${personId}_${day}_${time}`;
}

function wasNotified_(key) {
  const props = PropertiesService.getScriptProperties();
  return props.getProperty(key) === "1";
}

function markNotified_(key) {
  const props = PropertiesService.getScriptProperties();
  props.setProperty(key, "1");
}

/**
 * 1回だけ実行：毎日09:00のトリガー作成
 */
function setupTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger("dailyBriefing")
    .timeBased()
    .everyDays(1)
    .atHour(9)
    .create();
}

/**
 * デバッグ用：通知履歴を全削除（必要なときだけ）
 */
function resetNotifiedFlags() {
  const props = PropertiesService.getScriptProperties();
  const all = props.getProperties();
  Object.keys(all)
    .filter(k => k.startsWith("brief_"))
    .forEach(k => props.deleteProperty(k));
}

/** ====== util ====== */
function normalize_(s) {
  return (s || "").replace(/\s+/g, "").trim();
}
function joinNonEmpty_(arr, sep) {
  return arr.filter(v => v && String(v).trim()).join(sep);
}
function formatDateTime_(d) {
  return Utilities.formatDate(d, Session.getScriptTimeZone(), "yyyy-MM-dd HH:mm");
}
function formatDate_(d) {
  if (!d) return "—";
  const dd = (d instanceof Date) ? d : new Date(d);
  return Utilities.formatDate(dd, Session.getScriptTimeZone(), "yyyy-MM-dd");
}