Googleフォームのプルダウン選択肢を自動更新する方法

「会食メモをGoogleフォームで自動化する方法-ビジネスパーソン向け｜会食後3分で記録できる仕組み-」を作り、会食メモを自動化しました。

ただ、会う人が増える度にプルダウンの項目を増やすのは面倒なので、Peopleシートから「相手」候補を自動生成・同期するGASを作成しました。

はじめに｜Googleフォームの「選択肢更新」が面倒すぎる問題
今回作るもの（仕組みの全体像）
この仕組みが活かせる対象（ビジネスパーソン向け）
Step1：フォームIDを取得する
Step2：GASでPeople→フォーム選択肢を同期する（完成コード）
Step3：実行手順（初心者向け）
よくあるエラーと対処法（初心者がつまずく所）
まとめ｜Googleフォームの選択肢は“仕組み化”すると継続できる

はじめに｜Googleフォームの「選択肢更新」が面倒すぎる問題

Googleフォームは、社内外のヒアリングや業務記録に便利です。
しかし、使い続けると必ず発生するのが「選択肢のメンテナンス地獄」です。

例えば、会食メモや面談ログのフォームで、相手をプルダウンで選ばせたい場合。

相手が増えるたびにフォーム編集が必要
追加し忘れが起きる
表記ゆれ（会社名の表記など）が起きる
人物が増えるほど更新作業が重くなる

この状態だと、フォーム入力の仕組み自体が続かなくなります。

そこで本記事では、Peopleシート（人物一覧）をマスタにして、フォームの「相手」プルダウン選択肢を自動生成・同期する方法を解説します。
個人利用を前提にしているため、チーム利用の権限設計などは省き、最短で動く・壊れにくい構成にしています。

会食で人を覚えられないのは当たり前。「会食メモ × リマインド通知」で人を覚える仕組みを作ってみた

今回作るもの（仕組みの全体像）

やることは単純です。

Peopleシートから人物一覧を読み込む
フォームの「相手（選択）」質問を探す
生成した候補リストをプルダウンにセットする

People（スプレッドシート）
  └ person_id / name / company …
        ↓
GASで候補文字列を生成
        ↓
Googleフォームの「相手（選択）」プルダウンに反映

この仕組みが活かせる対象（ビジネスパーソン向け）

この自動同期は、会食メモに限らないです。

「人を選ぶフォーム」が存在する仕事ならすべて対象です。

会食・面談・打ち合わせのログ
商談記録
顧客ヒアリング
相談受付フォーム（士業・個人事業主）
社内の1on1記録

“入力を仕組みにする”という意味で、業務効率化の効果が大きいです。

Step1：フォームIDを取得する

GASでフォームを操作するにはフォームIDが必要です。以前に作成したフォームのIDを取得します。

フォーム編集画面URLは次の形式です。

https://docs.google.com/forms/d/<FORM_ID>/edit

この <FORM_ID> の部分をコードに設定します。

Step2：GASでPeople→フォーム選択肢を同期する（完成コード）

スプレッドシートのApps Scriptに貼り付けて使えます。前回同様に同じプロジェクト内に別名で保存して下さい。

注意：すでに他のコードで SHEET_PEOPLE などを定義している場合は、同名の const を二重定義しないでください（SyntaxErrorの原因になります）。

/** ===== People → Googleフォーム「相手」選択肢 同期（個人版） ===== */

// 既に定義済みなら、この行は削除してください
// const SHEET_PEOPLE = "People";

// フォームID（edit URLの /d/ と /edit の間）
const FORM_ID = "*********";

// フォーム内の「相手」質問タイトル（完全一致）
const FORM_PERSON_QUESTION_TITLE = "相手";

// 生成する選択肢の最大数（安全策）
const MAX_CHOICES = 500;

/**
 * スプレッドシートを開いた時にメニューを追加
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("会食メモ")
    .addItem("フォームの相手候補を同期", "syncPeopleToFormChoices")
    .addSeparator()
    .addItem("フォームIDの確認（ログ）", "logFormIdHelp")
    .addToUi();
}

/**
 * Peopleシートから候補を作り、フォームのプルダウン（相手）へ同期する
 */
function syncPeopleToFormChoices() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sh = ss.getSheetByName(SHEET_PEOPLE);
  if (!sh) throw new Error(`Sheet not found: ${SHEET_PEOPLE}`);

  const people = loadPeopleForChoices_(sh);
  if (people.length === 0) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert("Peopleに有効なデータがありません。person_id と name を確認してください。");
    return;
  }

  if (people.length > MAX_CHOICES) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert(`候補数が多すぎます（${people.length}件）。MAX_CHOICES=${MAX_CHOICES} を調整してください。`);
    return;
  }

  const form = FormApp.openById(FORM_ID);
  const item = findListItemByTitle_(form, FORM_PERSON_QUESTION_TITLE);
  if (!item) {
    SpreadsheetApp.getUi().alert(`フォームに質問「${FORM_PERSON_QUESTION_TITLE}」が見つかりません。質問タイトルを一致させてください。`);
    return;
  }

  // 重複排除・並び替え（会社→名前の順に見やすく）
  const choices = buildChoices_(people);

  item.setChoiceValues(choices);

  SpreadsheetApp.getUi().alert(`同期完了：${choices.length}件の候補をフォームに反映しました。`);
}

/** ===== 内部関数 ===== */

/**
 * Peopleシートからフォーム用候補データを読み込む
 * 必須：person_id（A列）・name（B列）
 * 会社（D列）は任意、表示に使う
 */
function loadPeopleForChoices_(sh) {
  const values = sh.getDataRange().getValues();
  values.shift(); // header

  return values
    .filter(r => r[0] && r[1]) // person_id, name必須
    .map(r => ({
      person_id: String(r[0]).trim(),
      name: String(r[1]).trim(),
      company: r[3] ? String(r[3]).trim() : ""
    }));
}

/**
 * 表示用の選択肢配列を作成
 * 形式：P0001｜山田 太郎（○○商事）
 */
function buildChoices_(people) {
  // 正規化＆重複排除（person_idでユニーク）
  const map = new Map();
  people.forEach(p => {
    const key = p.person_id;
    if (!map.has(key)) map.set(key, p);
  });

  const arr = Array.from(map.values());

  // 並び：会社→名前→ID
  arr.sort((a, b) => {
    const ca = a.company || "";
    const cb = b.company || "";
    if (ca !== cb) return ca.localeCompare(cb, "ja");
    if (a.name !== b.name) return a.name.localeCompare(b.name, "ja");
    return a.person_id.localeCompare(b.person_id);
  });

  return arr.map(p => {
    const comp = p.company ? `（${p.company}）` : "";
    return `${p.person_id}｜${p.name}${comp}`;
  });
}

/**
 * フォーム内から「プルダウン（LIST）」項目をタイトル一致で検索
 * ※プルダウン以外（複数選択等）にした場合は型が変わるので注意
 */
function findListItemByTitle_(form, title) {
  const items = form.getItems(FormApp.ItemType.LIST);
  for (const it of items) {
    const li = it.asListItem();
    if (li.getTitle() === title) return li;
  }
  return null;
}

/**
 * フォームIDが分からない時用（ログにヒントを出すだけ）
 */
function logFormIdHelp() {
  Logger.log("フォーム編集URLは https://docs.google.com/forms/d/<FORM_ID>/edit です。<FORM_ID> をFORM_IDに設定してください。");
  SpreadsheetApp.getUi().alert("ログにフォームID取得のヒントを出しました。Apps Scriptのログを確認してください。");
}